Yuk ketahui apa saja dokumen ekspor yang Anda butuhkan untuk melebarkan sayap bisnis hingga ke kancah internasional lewat artikel berikut ini!
Untuk eksportir pemula, mungkin Anda bertanya-tanya apa saja dokumen ekspor yang perlu disiapkan jika ingin mengirim produk ke luar negeri? Sebagai salah satu cara memperluas konsumen, menjangkau pasar internasional banyak dilakukan pelaku usaha. Terlebih lagi Indonesia memiliki banyak komoditas atau produk yang laku diekspor.
Namun, setiap negara memiliki regulasi masing-masing yang membuat Anda harus mengetahui dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam kegiatan ekspor impor. Umumnya, dokumen ekspor terdiri dari dokumen utama dan dokumen tambahan yang akan diperiksa dan bahkan jadi jaminan.
Berikut ini dokumen ekspor impor yang perlu Anda siapkan.
Dokumen ini berisi bukti transaksi atau penagihan antara eksportir dan pembeli internasional (importir), yang terdiri dari tiga jenis, yakni Proforma Invoice, Commercial Invoice, dan Consular Invoice. Invoice biasanya mencantumkan nilai barang, detail pembeli dan penjual, serta syarat pembayaran.
Kalau invoice bicara soal harga dan pembayaran, packing list menjelaskan isi fisik dari barang yang dikirim. Termasuk jenis barang, berat bersih dan kotor, jumlah kemasan, serta ukuran paket. Dokumen ini penting saat ada pemeriksaan kontainer. Dokumen ini bisa dibilang sebagai surat jalan saat melakukan pengiriman barang di dalam Indonesia.
Baca juga: '7 Tips Jitu Memulai Bisnis Ekspor Bagi Pemula'
Dokumen saat melakukan ekspor selanjutnya ada Bill of Landing (B/L) atau Airway Bill. Ini adalah bukti pengangkutan barang yang diberikan oleh perusahaan pengangkut (kapal laut atau pesawat) ke eksportir.
B/L bukan cuma bukti pengiriman, tapi juga bisa menjadi dokumen kepemilikan barang yang disebutkan dalam dokumen tersebut. Karena itu, Anda perlu menyimpannya dengan baik.
Pengiriman barang lintas negara bisa dibilang penuh risiko. Polis asuransi memberi jaminan kalau barang Anda mengalami kerusakan atau hilang dalam perjalanan. Dokumen ini menjelaskan jenis risiko yang ditanggung dan kepada siapa klaim akan dibayarkan. Pastikan pengiriman memiliki dokumen ini demi menjaga barang Anda.
Dokumen ekspor ini berisi pemberitahuan resmi ke Bea Cukai. Dibuat oleh eksportir yang berisi detail barang yang akan diekspor. PEB harus didaftarkan paling lambat sebelum barang masuk kawasan pelabuhan.
Berikut proses pembuatan PEB:
Shipping instruction semacam formulir perintah dari eksportir ke perusahaan pengangkut atau freight forwarder, berisi permintaan booking ruang di kapal/pesawat. Bisa dikirim via email, tapi isinya harus jelas dan sesuai jadwal ekspor.
Selain dokumen ekspor di atas, ada juga dokumen tambahan. Dokumen-dokumen tambahan tidak selalu diminta, tetapi bisa sangat penting untuk barang tertentu seperti produk pangan, pertanian, atau bahan kimia.
Salah satunya Surat Keterangan Asal (SKA) yang membuktikan bahwa barang berasal dari Indonesia. SKA bisa memberi potongan atau bebas bea masuk di negara tujuan, selama ada perjanjian perdagangan (FTA). Untuk mengurusnya, Anda bisa datang ke Dinas Perdagangan setempat.
Seperti disinggung sebelumnya, ada beberapa dokumen yang dibutuhkan untuk barang tertentu, salah satunya Certificate of Analysis (COA). Digunakan untuk barang yang memerlukan uji laboratorium, seperti makanan, bahan kimia, atau kosmetik. Sertifikat ini menunjukkan kandungan dan standar kualitas produk Anda.
Wajib untuk produk hasil pertanian seperti buah, biji-bijian, atau rempah. Dokumen ini menjamin barang Anda bebas dari penyakit tanaman, hama, dan kontaminan.
Dokumen ekspor tambahan lainnya ada sertifikasi fumigasi. Digunakan saat barang atau kemasannya perlu difumigasi, seperti untuk produk kayu, barang curah, karung. Dokumen ini menyatakan bahwa barang Anda telah disterilisasi agar tidak membawa hama.
Baca juga: '8 Cara Ekspor untuk Pebisnis Pemula & Lebarkan Sayap hingga Pasar Internasional'
Jika Anda ingin melakukan ekspor produk seperti daging, susu, telur, atau olahan hewani lainnya, jangan lupa siapkan sertifikat veteriner. Sertifikat ini menyatakan bahwa produk aman dikonsumsi dan bebas penyakit, dikeluarkan oleh dinas peternakan.
Biasanya diminta saat pengiriman barang dalam kuantitas besar. Dokumen ini mencantumkan berat masing-masing kemasan, agar sesuai dengan invoice dan perhitungan biaya pengiriman.
Berisi informasi tentang dimensi atau volume barang (panjang, lebar, tinggi, diameter). Penting untuk menghitung ongkir internasional berdasarkan volume kubik (CBM).
Demikian dokumen ekspor yang dibutuhkan dan perlu disiapkan. Namun, perlu diketahui jika ada beberapa dokumen yang sifatnya tambahan sehingga tak selalu wajib. Biasanya dibutuhkan untuk produk tertentu, diminta oleh importir, atau syarat dari buyer internasional berdasarkan kontrak.
Jadi, sebelum kirim barang pastikan Anda tanya ke pihak freight forwarder atau konsultasi ke Bea Cukai dan cek regulasi negara tujuan.
Proses ekspor bukan hanya tentang dokumen, tapi juga soal memastikan barang sampai ke bandara, pelabuhan atau terminal kargo dengan aman dan tepat waktu. Untuk urusan pengiriman dalam negeri sebelum ekspor (pre-carriage), Anda bisa percayakan ke Lalamove.
Lalamove punya banyak pilihan armada besar, seperti pick up, truk engkel, truk CDD, Fuso, hingga tronton yang lebih praktis kirim barang dari gudang ke pelabuhan. Anda bisa lebih fleksibel order armada sesuai dengan kebutuhan. Nikmati pengiriman instan atau terjadwal, dan yang terpenting Lalamove hadir 24 jam sehingga tak mengganggu operasional bisnis Anda. Tak perlu khawatir dengan update lokasi barang Anda. Lewat aplikasi, Anda bisa lacak posisi driver secara real-time.
Jika ingin bisnis berkembang lebih cepat dan maksimal, ini saat yang tepat untuk gabung jadi Mitra Bisnis Lalamove. Dengan Mitra Bisnis Lalamove, Anda bisa mendapatkan prioritas pengiriman yang memastikan pesanan sampai lebih cepat dan tepat waktu.
Selain itu, Anda juga bisa menikmati berbagai keuntungan eksklusif, seperti diskon dan cashback yang membantu menghemat biaya operasional. Tidak hanya itu, keuntungan dan fitur-fitur berikut akan mempermudah pengelolaan bisnis Anda:
Yuk, segera gabung jadi Mitra Bisnis Lalamove untuk memudahkan proses pengiriman ke pelabuhan atau bandara setempat.