Ringkasan:
Persiapan yang matang menjadi kunci sukses membuka booth di event Jejepangan. Mulai dari menyusun checklist perlengkapan, mengelola stok, membagi tugas tim, hingga mencatat pesanan dengan rapi.
Lalamove membantu kebutuhan logistik selama event berlangsung. Berbagai pilihan armada, mulai dari truk hingga Blindvan, memudahkan pengiriman perlengkapan booth, penambahan stok secara instan, maupun pengiriman pesanan langsung ke pelanggan dengan cepat dan aman.
Popularitas event bertema Jepang terus meningkat di berbagai kota di Indonesia. Ratusan hingga ribuan pengunjung selalu memadati acara tersebut.
Kondisi ini tentu menjadi peluang besar bagi pelaku UMKM, brand lokal, maupun kreator yang ingin membuka booth untuk menjual makanan, minuman, merchandise, aksesori, hingga produk handmade.
Namun, kesuksesan berjualan di event Jejepangan tidak hanya ditentukan oleh ramainya pengunjung. Persiapan operasional yang matang juga menjadi faktor penting.
Banyak pelaku usaha justru mengalami kendala saat menyiapkan booth, perlengkapan booth tertinggal, hingga stok barang yang datang terlambat.
Agar bisnis berjalan lebih lancar, berikut checklist wajib yang perlu dipersiapkan sebelum membuka booth di event anime.
Persiapan pertama adalah membuat daftar seluruh kebutuhan booth. Jangan hanya fokus pada produk yang akan dijual, tetapi juga perlengkapan pendukung operasional.
Beberapa perlengkapan yang wajib masuk checklist antara lain:
Meja dan kursi
Banner atau backdrop
Rak display produk
Lampu tambahan
Kabel roll dan terminal listrik
Mesin EDC atau QRIS
Tempat penyimpanan uang
Kantong belanja
Alat tulis
Peralatan kebersihan
Dengan checklist ini risiko ada barang yang tertinggal dapat diminimalkan sehingga proses menyiapkan booth jadi lebih cepat.
Image: mallofindonesia
Event Jejepangan biasanya memiliki lonjakan pengunjung saat weekend atau saat kompetisi cosplay berlangsung. Karena itu, lakukan estimasi stok berdasarkan target penjualan.
Siapkan stok utama beserta stok cadangan apabila penjualan melebihi perkiraan. Sebaliknya, hindari membawa stok terlalu banyak untuk produk yang mudah rusak atau memiliki masa simpan pendek.
Pengelolaan stok yang baik membantu bisnis mengurangi pemborosan sekaligus menjaga arus kas bisnis tetap sehat.
Baca juga: 9 Ide Model & Desain Booth Container untuk Bisnis Kekinian
Salah satu tantangan terbesar saat mengikuti event adalah proses distribusi barang menuju lokasi.
Perlengkapan booth biasanya cukup banyak dan berukuran besar, mulai dari meja lipat, rak display, hingga kardus berisi produk. Membawanya menggunakan kendaraan pribadi belum tentu praktis, terutama jika lokasi event berada di pusat kota dengan area parkir terbatas.
Karena itu, buat jadwal pengiriman sejak beberapa hari sebelum acara dimulai. Pastikan seluruh barang tiba sesuai waktu loading yang ditentukan oleh penyelenggara agar proses setup booth tidak terburu-buru.
Booth yang ramai membutuhkan pembagian tugas agar operasional tetap berjalan lancar. Siapkan tim seperti kasir yang menangani pembayaran, sales untuk melayani pelanggan, tim gudang untuk mengatur stok, serta tim media sosial yang membuat konten selama event berlangsung.
Dengan pembagian peran yang jelas, pelayanan kepada customer menjadi lebih cepat.
Tidak semua transaksi selesai saat event berlangsung. Banyak pengunjung yang melakukan pre-order, meminta custom order atau membeli produk yang harus dikirim beberapa hari kemudian.
Karena itu, gunakan sistem pencatatan pesanan yang rapi, baik menggunakan aplikasi maupun spreadsheet.
Pastikan data berikut tercatat, yaitu nama pelanggan, nomor telepon, alamat pengiriman, produk yang dipesan, jumlah pesanan, status pembayaran, dan jadwal pengiriman
Apabila produk berasal dari beberapa supplier atau vendor, lakukan koordinasi sejak jauh hari.
Pastikan seluruh bahan baku maupun produk siap sebelum hari H. Jika memungkinkan, jadwalkan pengambilan barang secara bertahap agar tidak menumpuk di satu waktu.
Koordinasi yang baik membuat proses persiapan booth menjadi lebih efisien dan mengurangi risiko keterlambatan.
Baca juga: 10 Ide Bisnis dengan Booth Container yang Kekinian dan Menjanjikan
Selain mengirim pesanan ke pelanggan, layanan pengiriman instan juga dapat membantu berbagai kebutuhan selama event berlangsung.
Misalnya ketika stok produk tiba-tiba habis dan harus segera diambil dari gudang, perlengkapan booth tertinggal, tambahan bahan baku, pengiriman dokumen kepada vendor atau mengirim produk langsung ke pelanggan yang tidak sempat datang ke lokasi event.
Dengan layanan pengiriman instan, pelaku usaha tidak perlu meninggalkan booth sehingga operasional tetap berjalan optimal.
Mempersiapkan booth di event Jejepangan memang membutuhkan perencanaan yang matang, terutama untuk urusan logistik. Mulai dari mengirim meja, rak display, banner, stok produk, hingga perlengkapan dekorasi, semuanya harus tiba di lokasi tepat waktu agar proses setup berjalan lancar.
Jika Anda membutuhkan layanan pengiriman instan yang aman, cepat, dan terpercaya, Lalamove siap membantu berbagai kebutuhan logistik bisnis Anda.
Untuk angkut perlengkapan ukuran besar, tersedia pilihan armada truk dengan berbagai ukuran yang dapat disesuaikan dengan banyaknya barang yang akan dikirim.
Sementara itu, jika menginginkan pengiriman yang lebih privat karena barang tidak ingin terlihat dari luar, Anda dapat memilih layanan sewa Blindvan yang memiliki ruang kargo tertutup.
Tak hanya membantu proses pengiriman perlengkapan menuju lokasi event, Lalamove juga dapat menjadi solusi saat operasional booth berlangsung.
Ketika stok barang mulai menipis, Anda dapat segera mengambil tambahan stok dari gudang tanpa harus meninggalkan booth. Bahkan, jika ada pelanggan yang telah melakukan pembayaran namun tidak sempat membawa pulang barangnya, Anda bisa langsung mengirimkan pesanan tersebut ke alamat pelanggan menggunakan layanan pengiriman instan Lalamove.