Baru merintis bisnis di dunia perhotelan? Berikut ini adalah tips kelola stock amenities hotel tanpa gudang. Simak agar bisnis Anda berjalan efektif.
Salah satu layanan yang disediakan di kamar hotel untuk membuat tamu menginap lebih berkesan adalah amenities.
Berbeda dengan fasilitas hotel, amenities biasanya terdapat di dalam kamar, mulai dari bedroom amenities, seperti coffee kit, setrika, TV, gantungan baju. Ada juga bathroom amenities berupa perlengkapan mandi, hairdryer, handuk, jubah mandi, hingga sandal. Biasanya, hotel amenities berbintang 5 lebih lengkap daripada hotel bintang 3.
Hadirnya hotel amenities bertujuan untuk meningkatkan kenyamanan dan kepuasan pelanggan. Oleh sebab itu, sebuah hotel harus memastikan ketersediaan amenities untuk tamu.
Namun, banyak hotel kecil kerap menghadapi keterbatasan dalam penyimpanan, padahal amenities menjadi kebutuhan harian yang tak boleh absen. Hotel yang tak memiliki area gudang luas kerap mengalami dilema.
Menyimpan banyak amenities bisa membuat area penuh dan tidak efisien. Namun, stok sedikit bisa berisiko habis saat tamu membutuhkan. Lalu, bagaimana hotel bisa tetap menjaga pelayanan optimal meski tanpa ruang penyimpanan besar? Jawabannya ada pada strategi pengelolaan amenities.
Baca juga: 9 Kelebihan Lalamove untuk Atur Kiriman Antar Pabrik dan Warehouse
Mengelola amenities tanpa gudang menuntut hotel untuk benar-benar cermat dalam menghitung kebutuhan. Pihak hotel harus mencatat, memprediksi, dan menyesuaikan stok agar tidak berlebihan sekaligus tidak sampai kosong.
Langkah pertama adalah membuat estimasi kebutuhan harian. Misalnya, jika rata-rata hotel memiliki 30 kamar terisi setiap hari dan tiap kamar membutuhkan dua set sabun serta sampo, maka manajemen bisa menghitung kebutuhan bulanan dengan lebih akurat. Dengan cara ini, hotel cukup menyimpan stok cadangan untuk 3-5 hari ke depan, bukan berbulan-bulan.
Selain itu, gunakan sistem pencatatan yang konsisten. Banyak hotel kecil cukup menggunakan spreadsheet sederhana untuk mencatat barang masuk dan keluar. Untuk hotel yang ingin lebih modern, aplikasi inventory berbasis cloud untuk bisa membantu tim housekeeping melacak stok secara real-time, bahkan bisa mendapatkan notifikasi apabila stok mulai menitip.
Terapkan juga sistem First In, First Out (FIFO). Artinya, barang yang datang lebih dulu harus digunakan lebih dulu. Dengan cara ini, hotel bisa mengurangi risiko barang kedaluwarsa atau kualitasnya menurun karena terlalu lama disimpan.
Efisiensi juga bisa dilakukan lewat pengendalian pengeluaran. Daripada membeli dalam jumlah besar yang membebani cash flow, lebih baik membeli secara bertahap sesuai kebutuhan. Dengan begitu, dana operasional tidak mengendap pada stok yang jarang terpakai.
Hotel juga bisa membuat buffer stok fleksibel. Artinya, hotel bisa menyimpan jumlah ekstra kecil khusus untuk kondisi darurat, misalnya saat ada rombongan tamu tiba-tiba datang. Buffer stok ini biasanya cukup untuk menutup kebutuhan 1-2 hari sebelum pengiriman berikutnya datang.
Jadi, dengan kombinasi strategi di atas, management amenities bisa lebih rapi dan efisien meskipun tidak ada gudang besar sekalipun.
Baca juga: Dapatkan Free Trial, Ini 5 Keuntungan Fitur Premium untuk Mitra Bisnis Lalamove
Salah satu tips ampuh untuk mengelola stok amenities hotel tanpa gudang adalah menjadikan supplier sebagai mitra sekaligus gudang eksternal. Dengan cara ini, hotel hanya perlu menyimpan stok minimum, sementara sisanya disiapkan supplier yang bisa dikirimkan kapan saja diperlukan.
Namun, memilih supplier amenities hotel tidak bisa sembarangan. Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan:
Amenities adalah bagian dari pengalaman tamu. Pastikan supplier mampu menyediakan produk dengan kualitas konsisten, baik dari segi bahan, kemasan, maupun standar kebersihan. Hotel sebaiknya meminta sampel terlebih dahulu sebelum menjalin kontrak jangka panjang.
Supplier yang andal biasanya memiliki kapasitas produksi atau jaringan distribusi kuat, sehingga hotel tidak perlu khawatir kehabisan barang. Hal ini penting untuk mengantisipasi musim liburan atau event besar di kota.
Hotel kecil mungkin hanya membutuhkan stok dalam jumlah terbatas. Carilah supplier yang mau menerima pesanan dalam skala kecil maupun besar, agar Anda tidak terbebani dengan minimum order terlalu tinggi.
Pilih supplier yang memberi kejelasan harga sejak awal, serta opsi pembayaran yang sesuai dengan kondisi cash flow hotel. Ada supplier yang bahkan bersedia memberikan sistem pembayaran berkala untuk memudahkan operasional mitra hotelnya.
Supplier yang baik tidak hanya menyediakan barang, tetapi juga memiliki sistem distribusi yang rapi. Idealnya, mereka harus bekerja sama dengan layanan logistik on-demand sehingga hotel menerima pesanan dalam waktu singkat tanpa perlu menunggu jadwal tertentu.
Dengan memperhatikan faktor-faktor di atas, supplier bukan hanya penyedia barang, melainkan juga partner yang membantu menjaga kelancaran operasional hotel. Kerja sama jangka panjang dengan supplier yang tepat akan mengurangi beban manajemen, karena hotel dapat lebih fokus pada layanan tamu tanpa pusing mengurus stok amenities.
Baca juga: Efisiensi Logistik: Mengapa Multi Pick Up Point Jadi Tren Baru Pengiriman?
Selain mengandalkan supplier, solusi logistik juga memegang peranan penting. Kini, hotel bisa memesan amenities kapan saja sesuai kebutuhan dan langsung diantar di hari yang sama. Dengan layanan pengiriman on-demand seperti Lalamove, restock bisa dilakukan secara instan, tanpa harus khawatir menunggu jadwal kiriman reguler atau memikirkan gudang penyimpanan.
Fleksibilitas ini sangat membantu terutama di momen high season atau ketika ada tamu rombongan yang datang mendadak. Hotel tetap bisa menjaga standar layanan tanpa perlu menyimpan stok besar.
Lalamove juga punya banyak keunggulan untuk mendukung aktivitas operasional, seperti:
Banyak pilihan armada, dari sepeda motor, mobil, van, pick up, hingga truk yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Tak hanya bisa kirim amenities, armada Lalamove juga bisa diandalkan untuk kirim perabotan, bahkan bahan baku makanan untuk kitchen hotel.
Layanan Lalamove tersedia 24 jam dan melayani pengiriman ke luar kota. Saat ini Lalamove hadir di Jabodetabek, Karawang, Cirebon, Bandung, Semarang, Yogyakarta, Surabaya, dan Malang.
Kirim ke banyak alamat sekaligus nggak perlu repot. Ada Multi-Stop Lalamove yang memungkinkan Anda menambah hingga 19 alamat berbeda dalam satu orderan. Pengiriman jadi lebih efisien dan hemat.
Tarif lebih terjangkau dan transparan. Tak ada biaya tersembunyi di luar aplikasi sehingga menjaga biaya operasional hotel.
Pengiriman instan dengan tiga jenis pengiriman, yakni Pooling, Regular, dan Prioritas. Untuk pengiriman barang mendesak, Anda bisa pilih Prioritas dan dipastikan akan mendapatkan driver lebih cepat.
Jangan khawatir dengan posisi barang Anda. Seluruh layanan pengiriman Lalamove, dilengkapi dengan fitur Tracking untuk memudahkan Anda melacak barang secara real time melalui aplikasi.
Jadi, mengelola stok amenities hotel tanpa gudang bukan berarti mengorbankan kenyamanan tamu. Dengan strategi yang tepat, mulai dari mengelola stok yang efisiensi hingga bekerja sama dengan supplier, stok amenities tetap aman dengan bantuan pengiriman on-demand Lalamove.