Anda pecinta board game? Yuk ajak teman-teman komunitas Anda untuk membangun event dengan menyimak tips membangun event board game di artikel ini!
Permainan papan atau board game memang kerap digemari banyak orang di berbagai kalangan. Ragam permainan yang variatif dan sajian konsepnya yang unik membuat banyak orang tertarik untuk menggeluti board game dibanding ragam permainan lain. Itulah kenapa, kecintaan terhadap board game kini berkembang dan mulai menjelma sebagai kultur tak tertulis dalam pertemanan. Terutama di kalangan kaum muda dan masyarakat urban.
Beberapa orang bahkan membentuk komunitas untuk mendukung kecintaan mereka terhadap board game. Mereka lalu menghidupkan komunitas tersebut dengan sederet event seperti perlombaan dan gathering, mulai dari skala kecil hingga skala nasional. Jika Anda pecinta board game berkomunitas, Anda juga bisa mengadakan event ini. Namun, untuk menyukseskannya, Anda perlu menyusun berbagai strategi agar event yang Anda bangun dapat menarik minat banyak penggemar board game.
Ayo cari tahu apa saja yang harus Anda lakukan untuk membangun event board game anti gagal, dengan membaca artikel berikut.
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan konsep, apakah event game tersebut akan dibuat dalam bentuk turnamen kompetitif, gathering santai, atau pameran board game terbaru. Setiap konsep akan memengaruhi cara penyusunan rundown, peralatan yang dibutuhkan, hingga skala promosi.
Tak hanya itu, Anda juga harus membuat target peserta yang jelas. Jika sasarannya komunitas pecinta board game, maka pilihan permainan bisa lebih kompleks. Namun, jika menyasar pemula atau keluarga, maka permainan yang dipilih sebaiknya ringan, mudah dipahami, dan cepat dimainkan.
Venue merupakan salah satu faktor penting yang memengaruhi pengalaman peserta. Untuk event skala kecil, café atau coworking space bisa menjadi pilihan venue yang baik. Sementara itu, untuk event yang lebih besar, Anda bisa mempersiapkan venue berupa aula, gedung serbaguna, atau ruang pameran.
Pastikan venue yang dipilih memiliki pencahayaan yang cukup, sirkulasi udara yang baik, serta meja dan kursi yang memadai untuk mendukung interaksi antar pemain. Selain itu, Anda juga harus memperhatikan aksesibilitas lokasi, termasuk area parkir dan kemudahan venue dijangkau dengan transportasi umum.
Baca juga: Bisnis Kafe Board Game: Cara Bikin Tempat Nongkrong yang Lagi Hype
Dengan banyak ragam, board game terdiri dari berbagai genre, seperti strategi, party game, role-playing, hingga edukasi. Untuk itu, Anda perlu menyusun daftar permainan dengan menyesuaikan pada konsep dan target peserta. Pastikan permainan memiliki variasi yang menarik agar pengunjung tidak bosan selama berkunjung.
Jangan bekerja sendirian. Agar event berjalan dengan lebih lancar, Anda memerlukan tim volunteer. Mereka bisa membantu menjelaskan aturan permainan kepada peserta baru, mendampingi jalannya turnamen, hingga mengatur rotasi pemain di meja-meja populer.
Selain itu, tim volunteer juga dapat bertugas pada bagian registrasi, dokumentasi, dan logistik. Untuk membuat penugasan tim menjadi lebih efektif, buatlah briefing khusus sebelum acara, sehingga semua anggota memahami jobdesk masing-masing.
Hal yang paling penting untuk Anda lakukan adalah mempromosikan event yang telah Anda susun. Sebab, semakin banyak peserta luar yang mengikuti event, maka akan semakin sukses pula event itu terlaksana. Hal ini akan memudahkan Anda dan tim untuk membuat event serupa di kemudian hari.
Adapun, sistem promosi bisa dilakukan melalui media sosial, komunitas board game, maupun platform event seperti Loket atau Eventbrite. Untuk meningkatkan minat, tawarkan early bird ticket atau paket kelompok dengan harga lebih terjangkau. Anda bisa memberlakukan pendaftaran online untuk memudahkan panitia memperkirakan jumlah peserta, sehingga persiapan peralatan bisa lebih tepat.
Penting untuk mempersiapkan rundown yang jelas untuk menyusun terselenggaranya acara dari awal sampai akhir. Atur setiap bagian acara, mulai dari registrasi peserta hingga penutupan. Alur kegiatan yang rapi membantu peserta merasa nyaman dan tidak kebingungan. Panitia juga perlu menyiapkan solusi cadangan, seperti tambahan permainan jika ada peserta menunggu terlalu lama.
Baca juga: Peluang Bisnis Merchandise, Cara Kreatif Ubah Hobi Jadi Cuan
Selain perlengkapan board game itu sendiri, Anda juga perlu mempersiapkan banyak kebutuhan lain. Beberapa di antaranya seperti meja dan kursi, timer, sound system, dekorasi tematik, hingga peralatan dokumentasi. Peralatan ini biasanya tidak sedikit dan cenderung memakan tempat. Jika panitia membeli, tentu biayanya membengkak.
Solusi yang lebih efisien adalah menyewa, namun tantangan yang perlu dipikirkan selanjutnya adalah bagaimana cara mengatur pengiriman peralatan agar cepat dan tepat waktu.
Tidak ada acara yang bisa berlangsung dengan sukses apabila tidak didukung dengan peran logistik yang sistematis dan strategis. Pasalnya, Anda memerlukan ketepatan waktu dan kehati-hatian khusus untuk memasok setiap kebutuhan event. Untuk itu, Anda harus mempercayakan layanan logistik terpercaya seperti Lalamove. Dengan layanan ini, Anda tak perlu khawatir akan berbagai kerugian yang mungkin terjadi dan segala pengiriman Anda akan berjalan cepat, lancar, dan juga hemat tarif!