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8 tips para tener reuniones virtuales efectivas

¿Vas a ser anfitrión de una reunión virtual? Aquí te damos algunos consejos para tener las más exitosas:

Las reuniones remotas son cada vez más comunes en el contexto que estamos viviendo, y es que con todo el mundo trabajando en casa, no queda más que juntar a la gente en una videollamada.

No importa si usarás Zoom, Meet o Skype para tu siguiente reunión, aquí te damos algunos tips para lograr que sea efectiva en todos los sentidos:

Convoca a la gente correcta

Tómate un tiempo para pensar en las personas que realmente necesitan estar en la reunión. En muchas ocasiones, hay asistentes de los que puedes prescindir. Recuerda, lo más valioso que alguien te puede dar es su tiempo, no lo desperdicies con una reunión irrelevante para ellos.

Considera las zonas horarias

Por la cuarentena, es probable que algunos de tus colegas hayan decidido irse a otra ciudad a trabajar. Así que antes de confirmar el horario de una reunión, asegúrate de que no es demasiado temprano o tarde para ellos.

Apóyate con material visual

Ya en la junta, procura contar con material visual como una presentación. Este apoyo hará más interesante y entretenida la reunión para todos y te pondrán más atención.

No distraigas a los demás

Considera que, al compartir pantalla, todos están viendo lo que tú ves. No olvides cerrar todas las pestañas y apagar tus notificaciones, para que no haya interrupciones ni distracciones.

Cuida que no sea un monólogo

Procura un ambiente amigable, donde la gente sepa que puede añadir algo o hacer preguntas si lo desea. Y si nadie se está animando a hacerlo, ¡pregúntales tú!

Silencia a los demás si es necesario

Cabe aclarar, que querer una reunión bidireccional no significa que el ruido es bienvenido. Si notas que algún micrófono está haciendo mucho ruido, apágalo. Solo no dejes de avisar a la persona lo que harás. 

Sé breve

Los expertos dicen que ninguna reunión debería durar más de 30 minutos. Sabemos que en ocasiones esto es imposible, pero deja que este tiempo te sirva como guía para no extenderte demasiado. La gente puede aburrirse y dejar de poner atención si la junta dura más de lo que debería.

Asegúrate de que no queden dudas

Antes de despedirte, siempre asegúrate de que toda la información, tareas y pendientes han quedado claros para todos. También es una buena idea enviar una minuta al acabar, para que nadie olvide ningún detalle de la reunión.

¿Listo para tu siguiente reunión virtual? No cabe duda de que la adopción de herramientas tecnológicas harán tu negocio más rentable. Por ejemplo, si necesitas ayuda en la parte logística, ¡contáctanos! Podemos ayudarte a reducir tus costos operativos con entregas rápidas y sencillas.

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