Bagi seorang driver, proses pengiriman barang harus dilengkapi dengan dokumen seperti berita acara. Yuk simak pentingnya berita acara penyerahan barang berikut ini!
Sebagai seorang mitra driver profesional, ada banyak jenis perlengkapan pengiriman barang yang harus Anda kenali. Salah satu yang paling penting adalah Berita Acara Penyerahan Barang, atau yang juga bisa disebut dengan Berita Acara Serah Terima. Lantas apa itu Berita Acara Penyerahan Barang dan mengapa perlengkapan dokumen itu menjadi penting untuk Anda perhatikan saat melayani proses pengiriman barang? Yuk, catat bersama!
Apa Itu Berita Acara Penyerahan Barang?
Dalam sektor logistik, Berita Acara Penyerahan Barang merupakan hal yang sangat krusial untuk memastikan profesionalisme layanan. Apalagi, jika proses pengantaran yang dilakukan berkenaan dengan kebutuhan bisnis. Dokumen ini akan menjadi bukti utama bahwa barang telah sampai ke tangan penerima dengan kondisi terbaik.
Pada intinya, Berita Acara Penyerahan Barang merupakan suatu dokumen legal yang dibuat untuk mencatat proses serah terima transaksi jual beli, sewa menyewa, hingga pemberian barang atau jasa. Dokumen ini pada umumnya mencatat detail pengiriman barang, mulai dari pihak pengirim, penerima, hingga pihak penyedia layanan delivery atau driver.
Di samping itu, dokumen ini pun mencatat berbagai informasi penting yang berkaitan dengan kondisi barang, mulai dari jenis, jumlah, hingga kondisi barang saat proses pengantaran belum dilakukan.
Mengapa Berita Acara Penyerahan Barang Itu Perlu?
Ada banyak hal yang mendasari krusialitas Berita Acara Penyerahan Barang selama proses logistik dilakukan. Namun, pada intinya, dokumen ini kian menjadi hal penting untuk memudahkan hubungan antara tiga pihak terlibat, yaitu; pengirim, penerima, dan penyedia jasa logistik. Berikut beberapa alasan kenapa Berita Acara Penyerahan Barang begitu penting. Yuk disimak bersama!
Menghindari Perselisihan Akibat Klaim Sepihak
Berita Acara Penyerahan Barang berperan penting dalam melindungi pihak pengirim, penerima, maupun pihak penyedia layanan pengiriman dari klaim sepihak yang tidak sah. Biasanya, klaim seperti ini akan merugikan salah satu pihak dan menyebabkan kerugian jangka panjang bagi pihak tersebut.
Nah, tanpa adanya dokumen ini, akan sulit membuktikan bahwa barang telah diterima dengan benar dan dalam kondisi yang sesuai. Pasalnya, Berita Acara Penyerahan Barang bisa menjadi bukti kuat jika ada komplain dari pihak penerima tentang kondisi barang atau kekurangan barang. Mengingat, berita acara yang umumnya memuat tanda tangan ketiga pihak sebagai bukti persetujuan, dapat menjadi bukti utama jika barang yang dimaksud sudah diserahkan ke pihak penerima dalam keadaan baik.
Menjadi Bukti Legalitas Pengiriman
Selain menjadi penangkal perselisihan yang paling jitu, berita acara satu ini memiliki legalitas hukum yang kuat. Dengan kata lain, dokumen ini dapat dimunculkan sebagai salah satu bukti sah di persidangan apabila terjadi perselisihan tingkat lanjut di ranah hukum yang sangat mungkin melibatkan pihak layanan pengiriman. Oleh karena itu, adanya tanda tangan penerima di Berita Acara Penyerahan Barang bisa menjadi bukti yang sangat kuat, bila perusahaan pengiriman dapat menunjukkan bahwa kewajiban mereka telah dipenuhi.
Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
Di luar bentuk antisipasi akan potensi perselisihan, Berita Acara Penyerahan Barang juga sangat penting untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan. Maka dari itu, Anda bisa mulai melengkapi layananmu dengan menyediakan dokumen satu ini, sehingga pelanggan merasa lebih tenang jika mereka tahu bahwa ada bukti pengiriman yang sah dan mampu melindungi barang-barang mereka selama pengiriman berlangsung.
Baca juga: '5 Pentingnya Peran Dokumen Bukti Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Pelayanan'
Apa yang Perlu Dilakukan Driver untuk Melengkapinya?
Sekarang, karena Anda sudah tahu betapa pentingnya pengadaan Berita Acara Penyerahan Barang, Anda harus memahami bagian-bagian krusial dalam dokumen satu ini. Lantas apa saja yang perlu diperhatikan agar berita acara tersebut mencakupi data-data yang lengkap selama pengiriman? Apa saja yang perlu Anda lakukan untuk meminimalisir risiko dengan berita acara ini? Yuk, kita pelajari bersama!
Cek Barang Sebelum Proses Pengiriman Barang
Salah satu hal yang harus Anda catat ke dalam dokumen berita acara adalah kondisi barang sebelum dan sesudah pengiriman. Maka dari itu, Anda wajib memeriksa detail kondisi barang-barang yang akan Anda antarkan. Jika terdapat kerusakan, walaupun kadarnya ringan, Anda harus segera mengonsultasikannya kepada pihak pengirim.
Jika memungkinkan, Anda juga perlu menunjukkan letak kerusakan tersebut kepada pihak pengirim sebagai bentuk bahwa mereka sudah mengetahui kondisi itu. Dengan begitu, Anda akan memiliki pembelaan yang kuat bahwa kerusakan tersebut tidak terjadi selama proses pengiriman barang.
Catat Kondisi Barang dan Waktu Keberangkatan
Setelah pengecekan dilakukan, Anda bisa mencatat bagaimana kondisi barang yang hendak Anda angkut. Usahakan jangan sampai ada yang terlewat agar detail kondisi barang dapat diketahui ketiga pihak yang terlibat secara transparan. Anda juga boleh menunjukkan kepada pihak pengirim apa saja yang telah Anda tulis di dalam Berita Acara Penyerahan Barang tersebut sebagai bentuk bahwa Anda telah melakukan pengecekan secara berulang.
Selain itu, Anda juga perlu mencatatkan waktu keberangkatan yang presisi, sebagai bentuk antisipasi apabila terjadi kemacetan di sepanjang ruas jalan yang membuatmu harus terlambat. Pencatatan waktu ini bisa menjadi bukti bahwa Anda tidak menunda-nunda pengiriman dan bersifat profesional dalam menjalani proses pengiriman tersebut.
Pastikan Tanda Tangan Pengirim dan Penerima
Setelah mencatatkan kondisi barang dan waktu keberangkatan, Anda wajib meminta tanda tangan dari pihak pengirim dan penerima. Nantinya, tanda tangan tersebut bisa menjadi bukti yang paling kuat untuk membuktikan posisi ketiga pihak apabila terjadi perselisihan. Dengan mendapatkan tanda tangan dari pengirim dan penerima, Anda sudah bisa memastikan bahwa keduanya bersepakat dan tidak ada masalah dengan kondisi barang yang dikirimkan.
Simpan Salinan
Seorang mitra driver yang profesional dan cermat harus bisa mengantisipasi segala kemungkinan buruk yang pasti terjadi. Salah satunya adalah potensi perselisihan yang mungkin terjadi karena kondisi tak terduga. Oleh karena itu, jangan lupa menyimpan salinan Berita Acara Penyerahan Barang, baik dalam bentuk fisik maupun digital.
Pastikan menyimpan dokumen yang telah ditandatangani, karena dokumen yang tak dibubuhkan tanda tangan pada umumnya tidak memiliki kekuatan yang cukup untuk membuktikan posisimu terkait pengiriman tersebut.
Manfaatkan Kekuatan Digitalisasi untuk Memperkuat Bukti
Saat ini, ada sangat banyak penyedia layanan pengiriman barang yang menyediakan laporan Berita Acara Penyerahan Barang dalam bentuk digital. Salah satunya adalah Lalamove, yang bisa Anda lihat dari riwayat pesanan yang masuk. Dokumen satu ini akan sangat berguna agar proses pembuatan berita acara menjadi lebih efisien.
Meski begitu, Anda juga bisa mengupayakan bukti digital lain yang bisa memperkuat posisi pihak jasa ekspedisi apabila terjadi perselisihan. Salah satu caranya adalah dengan mengambil foto sebelum dan sesudah melakukan pengiriman. Jika Anda tidak punya template dokumen yang bisa Anda gunakan, Anda bisa memotret bagian kerusakan dan kondisi barang, serta pihak pengirim dan penerima, selama proses pengiriman ini dilakukan. Dengan begitu, Anda akan memiliki bukti otentik yang kuat apabila terjadi suatu perselisihan di kemudian hari.
Nah, sekarang wawasanmu tentang Berita Acara Penyerahan Barang sudah semakin bertambah nih! Jangan lupa dipraktikkan ya! Dengan begitu, layanan pengiriman yang Anda tawarkan bisa semakin dipercaya kedepannya!
