Berikut ini adalah peran dan seberapa besar pentingnya bukti pengiriman barang untuk pelanggan agar layanan Anda profesional dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Dalam industri logistik, dokumen bukti pengiriman barang merupakan hal yang sangat krusial dan tak boleh terlewatkan oleh setiap driver. Pasalnya, dokumen ini mengambil bagian penting dalam memastikan keamanan transaksi sekaligus memaksimalkan layanan pengiriman barang kepada pelanggan.
Bagaimana bentuknya dan kenapa dokumen satu ini menjadi penting? Artikel ini akan membahas fungsi dokumen bukti pengiriman barang dan risiko yang akan Anda dapat jika tidak melampirkannya.
Apa Itu Dokumen Bukti Pengiriman Barang?
Dokumen bukti pengiriman barang atau yang biasa disebut juga Proof of Delivery atau POD, adalah sebuah catatan resmi yang menunjukkan bahwa sebuah barang berhasil diantarkan ke penerima. Dalam arti lain, dokumen inilah yang menjadi penanda telah rampungnya sebuah proses logistik.
Dokumen ini biasanya mencantumkan beberapa detail, seperti:
- Informasi mengenai pengirim dan penerima, yakni nama, alamat, dan nomor kontak untuk memudahkan pengiriman
- Informasi barang, mulai dari jenis, jumlah, hingga kondisi barang yang dikirim
- Tanda tangan penerima, sebagai bukti bahwa barang yang dikirim telah diterima dengan baik oleh orang yang tepat dan dengan kondisi terbaik pula
Dalam konteks pengiriman dengan penyedia layanan dari pihak luar, POD biasanya dititipkan kepada mitra driver untuk diberikan kepada pihak penerima dan dikirimkan ulang via foto kepada pihak pengirim. POD biasanya sangat berguna sebagai laporan sebuah perusahaan. Utamanya, jika pengiriman barang itu dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pengiriman bisnis.
Saat ini, dokumen bukti pengiriman barang tak melulu dimuat dalam medium kertas. Sebab, di era digital seperti sekarang, bukti pengiriman barang juga bisa berbentuk surat digital, tanda tangan digital, foto barang saat diterima, ataupun kode OTP yang harus dikonfirmasi oleh pihak penerima ketika barang sampai.
Mengapa Bukti Pengiriman Barang Menjadi Penting?
Ada banyak alasan yang membuat bukti pengiriman barang menjadi hal yang penting untuk diperhatikan selama proses logistik dilakukan. Beberapa di antaranya bisa Anda lihat sebagai berikut.
Sebagai Bukti Transaksi yang Sah
Meski terkesan sepele, POD nyatanya bisa menjadi bukti legal bahwa barang telah diterima oleh pihak yang seharusnya. Dengan adanya bukti pengiriman barang, maka potensi terjadinya perselisihan antara pengirim, penerima, dan pihak logistik pun bisa terhindarkan.
Sebagai contoh, apabila ada pelanggan yang mengklaim bahwa barang yang Anda antarkan belum sampai ke pihak penerima, Anda bisa memperlihatkan dokumen ini untuk membuktikan bahwa barang telah sampai pada pihak penerima, sesuai instruksi yang diberikan oleh pihak pengirim.
Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
Dengan adanya dokumen bukti pengiriman barang pelanggan cenderung akan menjadi lebih tenang dan percaya pada layanan pengiriman yang Anda lakukan. Apalagi, jika bukti pengiriman barang yang Anda berikan disertai dengan dokumentasi yang jelas bersama pihak penerima.
Dengan demikian, pelanggan akan merasa bahwa layanan yang menangani kebutuhan pengiriman mereka adalah layanan yang profesional dan andal dalam bidang pengiriman barang.
Menghindari Potensi Kesalahan atau Penipuan
Dokumen ini dapat membantu memastikan bahwa barang diterima oleh orang yang tepat. Tanpa bukti pengiriman, risiko salah kirim pun bisa menjadi lebih tinggi. Bahkan, tidak adanya bukti pengiriman barang berpotensi membuatmu terjebak dalam tindak penipuan.
Akan tetapi, jika Anda memiliki bukti pengiriman barang, Anda bisa mencocokkannya dengan fakta yang terjadi di lapangan. Sebagai contoh, jika pengirim menyebut Anda telah mengantarkan paket ke alamat yang salah, Anda bisa merujuk pada dokumen tersebut untuk menemukan letak kesalahan terjadi. Dengan begitu, kendala pun dapat lebih cepat terselesaikan.
Menjadi Alat Evaluasi Layanan
Tak hanya menjadi “jalan tengah” bagi pihak pelanggan dan penyedia layanan logistik, dokumen bukti pengiriman barang bisa menjadi alat bantu yang Anda andalkan untuk mengevaluasi layanan Anda. Adapun, beberapa hal yang bisa Anda evaluasi dengan dokumen satu ini adalah ketepatan waktu pengantaran, kondisi barang ketika sampai di tangan penerima, hingga kepuasan pelanggan.
Acuan Untuk Meningkatkan Layanan ke Depan
Sebagai alat evaluasi yang baik, bukti pengiriman barang juga bisa menjadi patokan atau acuan untuk meningkatkan kualitas layanan di masa mendatang. Pasalnya, POD cenderung membuat proses logistik menjadi lebih transparan. Hal ini mempermudah setiap pihak untuk menyelesaikan potensi kendala yang muncul dengan metode yang efisien.
Baca juga: '4 Informasi Penting yang Tercantum pada Barang agar Kiriman Berjalan Lancar'
Apa Risiko Jika Tidak Ada Bukti Pengiriman Barang?
Tentunya, Anda tetap bisa mengambil pesanan pengiriman barang meski tak memberi perhatian khusus pada bukti pengiriman barang. Akan tetapi, Anda harus siap untuk menghadapi berbagai risiko fatal yang mungkin muncul jika Anda tak memperhatikan kebutuhan satu ini. Apa saja?
Kesulitan dalam Menyelesaikan Perselisihan
Seperti yang sudah dijelaskan, bukti pengiriman barang memegang peranan penting sebagai alat transaksi yang sah. Dengan kata lain, dokumen satu ini bisa menjadi alat yang tepat untuk menyelesaikan perselisihan yang berpotensi terjadi antara pelanggan dan penyedia layanan ekspedisi. Tanpa dokumen ini, akan sangat sulit menentukan pihak yang bertanggung jawab apabila terjadi kesalahan selama proses pengiriman.
Terjadi Penurunan Kepercayaan dari Pelanggan
Bukti pengiriman barang juga berfungsi sebagai alat untuk mengonfrmasi bila proses ekspedisi yang dilakukan telah rampung dilaksanakan. Oleh sebab itu, pelanggan yang tidak mendapatkan konfirmasi pengiriman dari driver akan cenderung merasa tidak yakin apakah barang mereka benar-benar dikirim dengan aman. Apalagi, jika Anda tak langsung merespons ketika dihubungi.
Berpotensi Kehilangan Kredibilitas
Layanan pengiriman barang yang tidak membuka opsi untuk mengirimkan dokumen bukti pengiriman pada pelanggan akan mendapatkan label yang kurang baik dari para pelanggan. Pasalnya, layanan tersebut akan dianggap tidak profesional. Hal ini akan menyebabkan reputasi penyedia layanan cenderung turun di mata pelanggan.
Oleh karena itu, untuk memastikan reputasimu tetap baik selama menerima pesanan ekspedisi, Anda harus pintar-pintar dalam memilih penyedia layanan pengiriman yang bisa mendukung Anda dalam memberikan pelayanan yang terbaik. Tak terkecuali dalam pengadaan bukti pengiriman barang.
Untuk itu, bergabunglah sebagai Mitra Driver Lalamove Delivery! Di sini, Anda akan mendapatkan banyak keuntungan dan terus mendapatkan cuan. Yuk, wujudkan pengiriman barang yang ideal ala Anda, bersama Lalamove!
