Penasaran nggak sih dengan apa tugas event organizer (EO)? Pasca penetapan berakhirnya status pandemi COVID-19 oleh presiden di Indonesia, ada banyak sekali EO yang mengadakan pameran, festival musik, konser internasional, dan event lainnya.
Sudah berapa banyak festival konser musik atau event yang Anda hadiri? Umumnya event-event tersebut terlaksana berkat kerja keras EO. Setiap bulannya, pasti ada saja event yang terselenggara, apalagi menjelang akhir tahun.
Pertanyaannya, sebenarnya apa saja sih tugas event organizer?
Apa Tugas Event Organizer?
Tidak hanya musik, beragam acara banyak digelar oleh EO di tahun ini, mulai dari membuat konferensi, lomba, pameran, hingga MICE alias Meeting, Incentive, Convention dan Exhibition. Booming-nya gelaran offline juga membuka peluang bisnis event organizer. Makin bertumbuhnya bisnis EO juga bisa membuka makin banyak peluang pekerjaan event organizer.
Namun, sebelum Anda terjun ke bisnis EO, ada baiknya Anda mengetahui terlebih dahulu tugas event organizer. Berikut adalah job description seorang event organizer:
Mengakomodasi Klien dalam Membuat Acara
Tugas pertama yang dilakukan tim event organizer adalah mengakomodasi keinginan klien dalam membuat acara. Tim EO harus bisa mewujudkan keinginan klien dalam membuat suatu acara, bahkan mereka harus bisa memberikan banyak ide sehingga suatu acara bisa berlangsung.
Mempresentasikan Ide Kreatif
Setelah mengetahui keinginan klien, tim EO harus bisa mempresentasikan ide sekreatif mungkin kepada klien. Tujuannya, agar ide ini sejalan dengan keinginan klien dalam membuat acara.
Untuk mendapatkan ide yang kreatif, tentu Anda perlu punya tim yang biasa mengeluarkan ide-ide out of the box. Maklum, penonton lebih suka acara yang beda dari yang pernah dihadiri sebelumnya.
Menyusun Konsep Acara
Jika ide ini sukses disetujui, tugas event organizer selanjutnya adalah menyusun konsep acara secara keseluruhan, mulai dari tema yang ingin digunakan, pengisi acara yang akan tampil, sampai dengan lokasi berlangsungnya acara.
Menyusun Budgeting atau Anggaran
Bisa menyusun anggaran yang baik tentu sangat diperlukan oleh EO. Jangan sampai, Anda salah hitung. Alih-alih ingin untung malah jadi buntung. Maka dari itu, jangan sampai Anda melewatkan satu hal pun dalam penyusunan teknis anggaran, seperti administrasi, pengisi acara, SDM tambahan, konsumsi, sewa lokasi, dan biaya tak terduga lain.
Menyusun Rundown Acara
Setelah anggaran dibuat, tugas yang tidak kalah penting harus dilakukan adalah menyusun rundown acara. Acara akan dimulai jam berapa dan berakhir di jam berapa. Bukan hanya itu, rundown acara dibuat salah satunya agar acara berjalan lancar.
Baca juga : Official Delivery Partner Festival Musik Bergembira Bersama
Menentukan Tugas Orang Yang Terlibat Dalam Acara
Untuk membuat acara berjalan sukses, tentu Anda harus membuat beragam divisi untuk menentukan tugas dan tanggungjawab dari divisi tersebut. Usahakan pilih orang-orang sesuai dengan keahliannya. Hal ini agar jobdesc bisa sesuai dan acara berlangsung dengan lancar.
Mengatur Acara
Setelah ide, konsep dan rundown disepakati, hal yang perlu dilakukan kemudian adalah mengatur detail acara, dari mulai persiapan hingga eksekusi, termasuk dalam berbagai kebutuhan acara tersebut. Tujuannya tidak lain agar acara yang digelar berjalan sukses, sesuai dengan keinginan klien.
Mengevaluasi Acara
Evaluasi acara juga penting dilakukan. Tujuannya agar klien mengetahui apakah acara yang sudah digelar sejalan dengan konsep yang telah tim buat. Pasalnya, gelaran acara terkadang tidak sesuai dengan rancangan konsep. Selain itu, evaluasi juga perlu dilakukan agar di kemudian event serupa yang digelar bisa berlangsung lebih sukses.
Transportasi untuk Event Organizer
Berencana untuk membuat bisnis event organizer? Dalam menjalankan bisnis event organizer, salah satu tantangan terbesar adalah transportasi atau distribusi alat-alat yang akan digunakan, mulai dari alat dekorasi panggung hingga perlengkapan lain. Bukan hanya untuk distribusi barang, transportasi juga diperlukan untuk distribusi orang dan pasokan logistik lain, seperti makanan & minuman.
Terlebih lagi jika Anda menggelar sebuah festival musik. Anda perlu membawa banyak alat musik untuk beberapa stage yang ada.
Nah, untuk mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa memanfaatkan mitra penyedia logistik seperti Lalamove sebagai solusi untuk kebutuhan transportasi bisnis EO milikmu, tersedia beberapa pilihan armada dari Lalamove yang bisa Anda sesuaikan dengan barang yang akan digunakan.
Untuk mengangkut barang-barang event, tentu saja Anda membutuhkan pilihan armada yang sesuai dengan kapasitas dan dimensi. Saat ini Lalamove memiliki banyak pilihan roda empat, bahkan truk. Umumnya untuk membawa barang-barang event, Anda membutuhkan setidaknya kendaraan pick up bak, pick up box, truk engkel bak, truk engkel box, truk CDD bak, truk CDD box, hingga bahkan Fuso yang mampu menampung hingga 8.000 kg.
Pemilihan transportasi untuk distribusi barang dan barang lainnya, harus mempertimbangkan kendaraan yang tepat. Hal ini untuk mencegah barang dekorasi event, alat musik, atau barang lainnya rusak.
Namun, membeli kendaraan untuk mengangkut barang-barang besar tentu bukan menjadi pilihan, apalagi jika Anda baru memulai bisnis EO. Oleh karena itu, Anda bisa mempertimbangkan platform pengiriman seperti Lalamove yang hanya digunakan pada waktu-waktu tertentu saja.
Saat ini, Lalamove sudah dapat diakses di beberapa kota besar di Indonesia, khususnya di Pulau Jawa, seperti Jabodetabek, Cirebon, Bandung, Malang, Yogyakarta, Surabaya, dan Semarang. Hal ini memudahkan Anda untuk mengirim barang dalam kota hingga antarkota.
Bukan cuma membantumu menekan pengeluaran operasional, dengan menggunakan Lalamove saat menyewa mobil Anda juga akan mendapatkan driver yang sudah berpengalaman dalam menangani produk khusus. Dan pastinya, Lalamove juga menawarkan harga yang cukup bersaing yang lagi-lagi bisa membuat biaya operasionalmu makin irit.
Baca juga : Solusi Pengiriman Instan Antarkota Untuk Muatan Besar di Pulau Jawa
Lalamove Sebagai Mitra Pengiriman Festival Musik Bergembira Bersama
Kolaborasi Lalamove X Bergembira Bersama ternyata turut berkontribusi menyukseskan acara. Berikut ini kesan Ramana Rimbawan, sebagai Ketua Sponsorship Bergembira Bersama terhadap layanan pengiriman Lalamove:
"Iya, acara Bergembira Bersama di tahun ini, Alhamdulillah didukung oleh Lalamove dari sisi pengirimannya. Lalamove sangat membantu tim logistik, ya terutama untuk mobilitas kru band dan tenant kita. Pengiriman antarkota sama dalam kotanya mantap. Semua pengiriman tepat waktu, tarifnya hemat dapat diskon pula, drivernya juga well trained semua. Sukses terus Lalamove. Lalamove gue rekomendasiin untuk event musik lainnya yang mau kolaborasi."
Ingin kolaborasi bersama Lalamove untuk pengiriman barang saat event? Yuk, jadilah mitra bisnis Lalamove yang bisa Anda andalkan untuk logistik acara Anda, mulai dari:
- Banyak beragam jenis armada pilihan untuk pengiriman catering, barang-barang muatan sedang, hingga konstruksi panggung dan sound system.
- Armada yang stand by selama acara sehingga Anda tak perlu repot lagi mencari jasa pengiriman barang.
- Pemesanan yang mudah, hanya melalui aplikasi Lalamove. Anda bisa download aplikasi Lalamove di AppStore dan PlayStore.
- Layanan Extra Helper yang membantu bongkar muat barang jadi lebih mudah.
- Mendapatkan prioritas pemesanan. Dengan menjadi mitra bisnis lalamove, pesanan Anda akan menjadi prioritas sehingga Anda tidak perlu khawatir tidak mendapatkan driver.
Yuk, Cek Solusi Kerjasama Lalamove untuk Event Organizer Disini
