數碼轉型屬大勢所趨 SME面對樽頸如何突破?

   


人手入單、報價、或者同事遞紙請假,Admin文件全部都係一張張紙存檔,每次都搵一大輪?

繼上一篇網誌同大家分享Lalamove如何在物流環節為各位中小企苦主減輕負擔外,數碼轉型這個大難題,還有其他那些讓SME躊躇不前的原因?找到屬於您的核心問題,才能對症下藥!

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  2. 一般中小企(SME)由幾名員工發展到十幾人的規模,不能單靠紙質文件同忍受記錄解決各種管理需求,要由作業系統取代,例如企業資源規劃解決方案 (ERP)、客戶關係管理 (CRM)、人力資源管理 (HRM)等等,SME向數碼化管理轉型的過程,往往面對幾大難題。
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  4. 費用高昂

公司要開發一套新的系統,首先要展開一輪複雜過程:聘請IT顧問研究公司的需要,因應需要設計系統,反覆測試、修改,再想方法與現有系統融合,再測試……這些全部都需要花錢,費用動輒幾十萬元!

香港生產力促進局2019年第四季發表《香港企業數碼轉型》調查報告,72%受訪企業相信,數碼轉型有助改善工作流程、節省營運成本,最大障礙卻是缺乏資金。

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  1. 製作及學習時間極長

另一障礙則是不具備相關意識及技能的人才。由於新系統製作程序繁複,所需時間當然是極長,短則半年、長則一年,當中還要公司全力參與測試,如果沒有專業人士參與,學習和製作新系統的時間成本和人力的投入都會成為資源緊張的中小企一大考量。

 

  1. 靈活性低,維護開支大

傳統管理系統一經最初決定,日後想要改進或增加新功能,通常都非常困難,而且需要IT公司專責維修保養,靈活性很低。

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正式以上三大原因,導致一些中小企躊躇不前,繼續停留於人手處理問題的原始階段,直到忍無可忍再花費更多錢、是花更多金錢、時間去探索適用的系統以作轉型。

但是目前香港經濟面對下行風險,中小企可能要掙扎求存,而營商環境不穩,亦令企業有誘因改變,一些有實力的公司會趁機轉型以保持競爭力。

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同期「渣打中小企指數」調查,訪問801間本港中小企,當中逾半受訪中小企亦表示已有應對營商挑戰的行動計劃,如開拓新銷售及業務營運市場、減少投資等。此外,約70%受訪中小企認同開拓新市場可突破目前營商困境;調查亦發現約86%受訪企業認同數碼科技應用是業務發展的未來趨勢。


 

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各位尚未行動的苦主,您是否考慮到,人手處理問題,一時間可以減省聘請IT公司的費用和同事的投入,然而採用人手解決問題效率通常比較低,雇用處理相關問題的專員所需的薪金成本,亦是一筆支出?一些本可以由電腦系統處理的重複性工作,亦可能限制員工的創造力,最終拖慢企業發展進度。

數碼轉型可以由選擇適用的辦公軟件開始,應該包括自行請假、報銷開支、上載單據或病假紙等功能。另外亦都要考慮上司審批程序是否靈活方便。Admin同事經常面對單據整理和錄入,不僅耗時長,亦都容易出錯,將收據轉做電子版能大大減省人力物力。

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