企業配送總是亂成一團？3個管理技巧讓團隊效率加倍！

在企業日常營運中，「配送」看似只是後勤的一環，卻經常成為效率的破口，這些狀況不只增加溝通成本，更可能拖慢整體營運。

本文將帶你認識企業常見的配送管理痛點，並分享3個實用招式，幫助團隊提升效率、建立更有制度的配送流程。

對許多企業來說，配送雖然只是日常營運的一環，卻常常成為效率的絆腳石。

以下這些問題，是不少團隊在管理物流時最常遇到的：

1.團隊成員各自下單，主管無法掌握狀況

每次要查詢配送紀錄時才發現，大家各用各的物流帳號、各叫各的車，沒有標準流程。

2.支出無法追蹤，月底報帳雞飛狗跳

發票分散、資料不全，財務同仁每月都要花時間手動對帳。

3.員工離職或異動，配送紀錄、常用地點遺失

一個人走了，過去建立的配送習慣跟資訊也跟著消失，導致斷層與混亂。

無論你是什麼產業，只要需要物流配送，就難以避免這些管理難題。

以下是幾個典型情境：

這些看似小事的流程，長期下來卻可能累積成本與錯誤，影響整體營運效率與客戶體驗。

為了有效提升配送效率與團隊協作，以下是3個實用且可立即實行的管理招式：

1.使用共用通訊平台，集中溝通資訊

將配送相關討論集中在指定群組（如 Slack、Teams），不僅有助於快速應變，也能減少資訊遺漏或誤傳。

以下介紹幾種企業常見的通訊軟體工具：

Slack – 敏捷、彈性高的新創與跨國團隊最愛工具

Slack 收費方案：

• 訊息串（Thread）功能強大，便於組織主題與討論

• 支援上千種應用程式整合（例如：Google Drive、Trello、Asana 等工具）

• 可與 Bot、自動化工具整合（如 Zapier）提升效率

• 適合遠端協作、跨部門、多專案管理

Slack 缺點限制：

• 免費版訊息僅保留 90 天，空間限制

Slack 適合對象：

新創公司、科技業、跨國團隊，追求彈性高、整合強、資訊透明的工作方式。

Microsoft Teams – 適合已採用 Office 系統的企業團隊

Microsoft Teams 收費方案：

• 與 Office 生態系無縫整合（Outlook、Excel 等應用程式）

• 內建視訊會議功能強大，可取代 Zoom／Google Meet

• 支援任務管理、日曆排程、內部群組分層管理

• 資安政策強，可配合大型企業內控規範

Microsoft Teams 缺點限制：

• 不熟悉 Microsoft 產品的使用者，可能需要花費一些時間學習

• 若未採用 Microsoft 生態系，導入效益較低

• 部分功能需要付費才可以使用

Microsoft Teams 適合對象：

中大型企業、公部門、教育機構，尤其已全面採用 Microsoft 365 的團隊。

Google Chat – 整合 Gmail、生產力工具的好幫手

Google Chat 收費方案：

免費版Google Chat:

• 包含在所有Google 帳戶中，無需額外費用。
• 提供基本的訊息傳輸、檔案分享、語音和視訊通話等功能。
• 與Gmail、日曆、雲端硬碟和Google Meet 等其他Google Workspace 產品無縫整合。

Google Workspace 訂閱方案:

• Starter: 每位使用者每月7 美元，提供基本功能和支援。
• Standard: 每位使用者每月14 美元，提供更多儲存空間、進階搜尋功能和更多管理工具。
• Plus: 每位使用者每月22 美元，提供最高等級的功能和支援，包括更長的會議時間和更多儲存空間。 

總結來說，除非企業需要更進階的功能和支援，否則大部分使用者都可以免費使用Google Chat。

Google Chat 優點特色：

• 與 Gmail、Google Meet、日曆、Drive 高度整合

• 介面簡潔、上手容易

Google Chat 缺點限制：

• 無法單獨購買 Chat 功能，需整套 Workspace

• 不如 Slack 彈性、不如 Teams 複雜

Google Chat 適合對象：

已使用 Gmail 為主要工具 的企業團隊、中小型團隊追求輕量整合的內部協作方式。

2.整合內部表單／系統，統一登記配送需求

想要打造有效率的配送流程，並且將這些紀錄完整的留存，那會非常建議用 Google 表單或公司內部系統統一填寫配送申請內容，讓主管可以快速審核，並建立標準化流程，減少人工出錯，也可以將這些配送紀錄完整保存。

使用統一的登記表單，可以：

• 簡化工作流程
• 標準化欄位、減少遺漏
• 留存紀錄，方便事後統計／報帳／追蹤

用哪種工具做表單最方便？

配送登記表單建議欄位設計

建議你根據實際作業情境設定表單欄位，以下是常見的欄位設計：

💡 提醒與建議：

• 搭配 Google 試算表匯出統整管理

• 可加一欄「主管審核是否通過」，方便做權限管理

• 每週結單一次，對應配送的紀錄進行對帳

設計公司內部的配送表單要注意什麼？

1. 表單簡潔，填寫時間不超過 1 分鐘

   主要用意是為了留存紀錄，因此不宜設太多欄位，避免填寫時間過長導致時間成本過高

2. 必要欄位加「必填」設定，避免缺資訊

   例如地址、時間等不可漏填

3. 設定自動通知或串接流程（如 Zapier / Slack Bot）

   讓申請人或主管收到即時通知，加快流程

4. 搭配部門分類、主管審核，避免濫用配送平台資源

5. 可結合配送記錄（例如：Lalamove 訂單紀錄）進行對帳比對

   提升帳務透明度與報帳效率

3.善用 Lalamove「新增團隊成員」功能，誰配送一清二楚

透過 Lalamove 企業帳戶，主管可邀請團隊成員加入同一帳戶，統一由企業帳戶管理配送，相關紀錄、費用與常用地點設定都鎖定在這個帳戶中。

【Lalamove 企業帳戶】好處包括：

• 可以查看各個員工的訂單紀錄、報表，並進行管理

• 費用透明可控，報帳無壓力

• 員工異動也不怕資料流失

這不只是配送管理工具，更是幫助企業落實內部制度化管理的好幫手。

在講求效率與精準分工的企業環境中，「物流配送」不該只是個臨時處理的雜事，而是一個值得被好好管理的關鍵環節。

透過開通 Lalamove 企業帳戶，你不僅可以享受即時配送的彈性，還能讓團隊配送流程變得清楚、有制度、更省時。

Lalamove 企業用戶的四大好處

1.一個帳戶多人共用，配送權限清楚劃分

Lalamove 提供企業帳戶專屬的「團隊管理功能」，由企業管理員帳號新增成員，設定對應的權限與角色：

👉 所有配送紀錄與帳務一目瞭然，再也不怕「不知道誰叫的車」、「不知道這筆是誰負責」。

2.支援企業月結與帳務報表，自動對帳超省時

• 每月提供對帳單下載，可自訂日期區間

• 可設定自動寄送月結單至指定信箱

• 搭配電子錢包儲值機制與共用扣款，減少報帳人力

👉 搭配每月帳務分析，輕鬆掌握團隊配送支出趨勢。

3.串接 API，自動化下單更高效

對於需要大量下單或與內部系統整合的企業，Lalamove 提供完整的 API 串接服務：

• 自動建立單筆或多點訂單

• 即時取得報價、司機位置與配送進度

• 可搭配 Webhook 接收配送狀態通知

• 同步提供 POD（交付證明）、最愛司機與偏好車隊設定

👉 適合電商、零售、倉儲、醫療、連鎖品牌等大量調度配送的企業，讓物流作業全流程「無痛升級」。

4.成為企業用戶，還享有更多專屬福利

• 不定期企業優惠活動與專屬儲值回饋

• 專屬客戶經理協助企業使用與設定

• 完整中文化後台、操作簡單又直覺

Lalamove 企業用戶常見問題

Q1：Lalamove 需要簽約或有最低出貨量嗎？

A：不需要！Lalamove 採隨叫隨送，不綁約、無最低出貨門檻。

Q2：Lalamove 運送價格怎麼計算？有額外費用嗎？

A：Lalamove 依照距離與裝載空間估算(會依照時段、路況、天氣等因素有所不同)，無須負擔額外月費或年費。

Q3：Lalamove 我的貨品很大／很重／很急，可以送嗎？

A：可以！平台支援 20kg 以上重物配送與大貨車服務，也可加購協助搬運。

➡️你可能會有興趣：貨物超過20公斤怎麼辦？Lalamove「20公斤以上」重物也能送！

Q4：Lalamove 可以多人使用一個帳號嗎？

A：企業帳號支援多人登入、設定權限，適合團隊共同使用與集中管理。

如何使用？Lalamove App 使用教學

1. 開啟 Lalamove APP 或網頁

2. 輸入取件(起點)、送件(終點)的地址

3. 選擇裝載空間並勾選所需的額外服務

4. 查看價格並下單

5. GPS 即時追蹤配送狀態

無論是日常物資配送、活動調貨、供應鏈叫車還是緊急件安排，Lalamove 都能幫助你以最靈活的方式完成配送安排。

從即時下單、進度掌控、報表下載、成員管理，到 API 自動化，全面支援企業將配送變得效率高、可管理、可持續擴張。

👉 現在就開通 Lalamove 企業帳號，讓你的團隊從「各自下單」變成「制度上軌」，從此不再為物流煩惱！

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