Đồng kiểm là quá trình kiểm tra hàng hóa giữa bên giao và bên nhận trước khi thanh toán. Cả hai bên mở kiện, kiểm tra số lượng, chất lượng và xác nhận hàng có bị hư hỏng hoặc thiếu sót. Khi hai bên thống nhất về tình trạng của hàng hóa, khách hàng mới hoàn tất giao dịch. Đặc biệt, đối với các loại hàng hóa lớn, cồng kềnh hoặc số lượng lớn với hình thức ship COD, việc đồng kiểm đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự an toàn và chính xác khi giao nhận hàng hóa. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về khái niệm đồng kiểm hàng hóa, quy trình thực hiện, lưu ý, cũng như các vấn đề thường gặp trong quá trình này. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của đồng kiểm trong giao dịch thương mại và ứng dụng hiệu quả trong thực tế.
1. Đồng kiểm hàng hóa là gì?
Đồng kiểm là gì? Đồng kiểm hàng hóa là quá trình hai bên cùng kiểm tra và xác nhận tình trạng hàng hóa trước khi hoàn tất giao dịch. Cụ thể, người giao hàng và người nhận sẽ cùng mở kiện hàng, kiểm tra số lượng, đánh giá chất lượng sản phẩm và xác nhận tình trạng đóng gói. Chỉ khi cả hai bên đồng thuận thông tin về tình trạng gói hàng, giao dịch mới được hoàn tất thông qua việc thanh toán và ký biên bản giao nhận. Ngược lại, không áp dụng chính sách đồng kiểm là hình thức kiểm tra đơn phương, chỉ một bên thực hiện việc kiểm tra và xác nhận tình trạng hàng hóa. Điều này có thể dẫn đến rủi ro về tranh chấp sau này do thiếu sự chứng kiến và xác nhận của bên còn lại. Tại Lalamove, đồng kiểm hàng hóa được thực hiện qua hai giai đoạn chính:
- Đồng kiểm giữa người gửi và tài xế giao hàng: Đảm bảo tài xế nhận đúng và đủ hàng trước khi vận chuyển.
- Đồng kiểm giữa tài xế và người nhận: Đối chiếu hàng hóa tại điểm giao hàng để đảm bảo an toàn, đầy đủ và không hư hỏng.
Đồng kiểm hàng hóa là gì? (Nguồn: Internet)
2. Mục đích của đồng kiểm hàng hóa là gì?
Tại sao phải đồng kiểm hàng hóa? Đồng kiểm hàng hóa giúp bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua hoặc tài xế và người nhận hàng, đảm bảo tính chính xác trong giao dịch và giảm thiểu tranh chấp sau này. Dưới đây là những lợi ích cụ thể cho mỗi bên: Việc đồng kiểm hàng hóa lớn/cồng kềnh không chỉ đảm bảo tính chính xác mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- An toàn tuyệt đối: Đảm bảo hàng hóa không bị thất thoát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Giảm thiểu rủi ro: Phát hiện kịp thời các vấn đề về chất lượng hoặc số lượng hàng hóa, tránh tranh chấp không đáng có.
- Tối ưu quy trình vận hành: Giúp quy trình giao nhận trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả, chất lượng dịch vụ cũng được cải thiện hơn.
Đồng kiểm giúp bảo vệ quyền lợi giúp giảm thiểu tranh chấp (Nguồn: Internet)
3. Quy trình đồng kiểm hàng hóa
Quy trình đồng kiểm được thực hiện theo 4 bước sau:
Bước 1: Đồng kiểm hàng hoá với người gửi
Tài xế và khách hàng kiểm tra, đối chiếu số lượng và tình trạng của hàng hóa, xử lý hàng hóa cồng kềnh bằng thiết bị nâng hạ, đảm bảo sắp xếp khoa học trên xe tải hoặc xe van. Sau đó, hai bên tiến hành lập biên bản đồng kiểm để ghi nhận đầy đủ thông tin.
Tài xế cam kết bảo quản hàng hóa an toàn, đặc biệt với các loại hàng dễ hư hỏng hoặc có giá trị cao. Đối với tất cả các xe chở hàng đi các tỉnh, tài xế đều thực hiện việc chụp ảnh hàng hóa trước khi giao hàng để xác nhận và làm bằng chứng đối chiếu đơn hàng.
Bước 2: Tiến hành đồng kiểm hàng hoá với người nhận
Người gửi và người nhận đều có thể theo dõi lộ trình đơn hàng để đảm bảo giao hàng đúng thời gian. Tài xế và người nhận thực hiện đồng kiểm lần cuối, đối chiếu số lượng và tình trạng của hàng hóa, xác nhận nếu hàng hóa đảm bảo đúng và đủ. Để đảm bảo tính minh bạch và tránh tranh chấp sau này, cả hai bên sẽ chụp ảnh hoặc quay video trong suốt quá trình kiểm tra hàng hóa.
Nếu có lỗi xảy ra, khách hàng cần báo ngay cho đại diện của phía đơn vị vận chuyển (nhân viên giao hàng) để ghi nhận lại, kèm hình ảnh minh họa. Sau cùng, các bên ký xác nhận vào biên bản đồng kiểm.
Bước 3: Xử lý sau khi đồng kiểm
Sau khi hoàn tất việc đồng kiểm, hai bên sẽ giải quyết các vấn đề liên quan đến hàng hóa bị thiếu hoặc hư hỏng (nếu có).
Bước 4: Hoàn tất
Khi quy trình đồng kiểm kết thúc, tài xế sẽ xác thực trạng thái hoàn tất đơn hàng, người gửi sẽ nhận được thông tin hàng hoá đã được giao thành công đến người nhận.
Quy trình đồng kiểm hàng hóa
4. Lưu ý khi thực hiện đồng kiểm hàng hóa
Để đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra suôn sẻ và mọi vấn đề có thể được phát hiện và xử lý kịp thời, dưới đây là những tiêu chuẩn quan trọng bạn cần lưu ý khi kiểm tra hàng hóa:
4.1. Kiểm tra tình trạng hàng hóa
Đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng cách để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Bao bì phải được niêm phong an toàn, tránh tình trạng rò rỉ hoặc hư hại trong quá trình giao nhận. Người bán và nhân viên giao hàng cũng cần cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm và kiện hàng. Ví dụ, một số thông tin sản phẩm như tên, mã sản phẩm, số lượng và hạn sử dụng (nếu có) cần phải được người bán/người gửi ghi rõ ràng trên bao bì.
4.2. Quay video hoặc chụp ảnh
Khi sử dụng dịch vụ vận chuyển, cả người gửi, người nhận và tài xế đều cần quay video toàn bộ quá trình đồng kiểm và chụp ảnh chi tiết về tình trạng hàng hóa để làm bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp xảy ra. Lưu trữ chúng một cách hệ thống và đảm bảo chất lượng hình ảnh và video rõ ràng cho đơn hàng đó, đảm bảo quyền lợi cho các bên.
4.3. Quy trình xử lý khiếu nại
Thiết lập một quy trình xử lý khiếu nại rõ ràng và thông báo công khai, trong đó nêu rõ các bước mà mỗi bên cần thực hiện khi phát sinh tranh chấp hay người gửi yêu cầu trả hàng. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp bằng chứng (như hình ảnh hoặc video đã ghi lại), thời gian phản hồi và hướng giải quyết từ phía người bán.
Chụp ảnh hoặc quay video trong quá trình đồng kiểm để làm bằng chứng nếu xảy tranh chấp
>> Xem thêm:
- Tổng hợp bảng giá xe tải 500kg chở hàng Lalamove
- Cần thuê xe tải chở hàng tại Hà Nội? Tham khảo ngay
- Kinh nghiệm thuê xe tải theo chuyến giá rẻ, an toàn
